Fakturaer og innbetalinger – vanlige spørsmål – Rubic AS Kundesenter

Svar på det administratorer oftest spør support om fakturaer, kontingent og innbetalinger i Rubic Admin.

Medlemmet har betalt, men fakturaen står som ubetalt

Finn fakturaen i Fakturajournalen eller i fanen Fakturaer på personkortet. Sjekk saldo og status (Ubetalt, Delbetalt, Betalt).
Sjekk om innbetalingen er kommet inn under Økonomirapporter: oppgjør og innbetalinger.
Vanlige årsaker:
- Feil eller gammel KID: betalingen kan ikke kobles til fakturaen automatisk. Kontakt Rubic support med fakturanummer, beløp og betalingsdato.
- Delbetaling: fakturaen står som Delbetalt til hele beløpet er betalt.
- Betalt nylig: bankbetalinger kan bruke noen virkedager før de registreres. Har dere direkte fakturering, leses innbetalinger inn med OCR-import.

Et medlem har fått to fakturaer

Krediter den ene. Flere ubetalte fakturaer kan krediteres samtidig fra personlisten, se Handlinger på flere personer samtidig. Kreditering kan ikke angres. Krediterte fakturaer og kreditnotaer finner du med filtrene Kreditert og Kreditnota i Fakturajournalen.

Et medlem skal ha tilbake penger

Betalinger med kort eller Vipps (direktebetaling) kan refunderes fra fakturaen, helt eller delvis. Du velger om organisasjonen eller medlemmet skal bære betalingsgebyret. Betalinger med KID fra nettbank kan ikke refunderes i Rubic. Dem betaler dere tilbake fra organisasjonens egen bankkonto. Det tar noen dager før refusjonen er på konto.

Purring og påminnelser

Påminnelser og purringer sendes automatisk etter reglene i Oppfølgingsplaner. Kolonnen Påminnelse i Fakturajournalen viser om det er sendt påminnelse. Har medlemmet betalt og likevel fått purring, er betalingen sannsynligvis ikke koblet til fakturaen. Se første punkt.

Når kommer pengene på organisasjonens konto?

Se oppgjørene under Økonomirapporter. Der ser du hva som er utbetalt og når. Mangler et oppgjør, kontakt Rubic support.

Melde ut medlemmer som ikke har betalt

Filtrer Fakturajournalen på Forfalt for å se hvem som ikke har betalt. Medlemskapet avslutter du som beskrevet i Tildel og endre medlemskap. Husk å kreditere ubetalte fakturaer hvis de ikke skal kreves inn.

Regnskap

Se Koble til regnskapssystemet.