Slik kommer du i gang med Rubic Organizer

Rubic Organizer er verktøyet dere bruker til å rekruttere, organisere og følge opp frivillige og funksjonærer på et arrangement. Denne artikkelen gir deg helheten, og lenker videre til hvert steg.

Slik henger det sammen

1. Arrangement – selve dugnaden eller arrangementet, med datoer.
2. Organisering – kategorier (Kiosk, Parkering) og funksjoner under hver kategori (Kioskvakt).
3. Vakter – konkrete tidsrom med et antall plasser, knyttet til en funksjon.
4. Funksjonærer – de frivillige som melder seg eller legges inn, og som godkjennes og settes opp på vakter.

Sette opp arrangementet

1. Opprett et funksjonærarrangement
2. Dato og dager – styr hvilke dager som er åpne
3. Velg type påmelding: Ønskeliste, Vakt eller Kategori
4. Legg til funksjonskategori og funksjon
5. Opprett vakter
6. Legg til spørsmål i funksjonærpåmeldingen
7. Bekreftelsesmail til funksjonærene
8. Visuell profil – banner og kortbilde
9. Tilhørigheter – la lag og grupper fylle egne vakter
10. Legg dokumenter på arrangementet
11. Tilganger og tilgangstyper i Rubic Organizer
12. Belønninger – sett opp goder til de frivillige
13. Integrasjoner på arrangementet

Drifte arrangementet

• Funksjonærlisten – oversikt og navigasjon
• Godkjenn funksjonærer og endre status
• Tildel vakter til funksjonærer
• Send melding, vaktliste og be om bekreftelse
• Ekstravakter – fyll hullene i vaktplanen
• Oppmøteregistrering i Rubic Organizer (web)
• Rapporter og eksport til Excel
• Historikk – meldingsjobber og endringer på vakter

Arrangementslisten

Når du logger inn i Rubic Organizer får du opp arrangementene til organisasjonen din. Herfra åpner du et eksisterende arrangement eller oppretter et nytt.

Oversikt

Inne i arrangementet gir Oversikt deg nøkkeltall: påmeldinger, godkjente, til godkjenning, avmeldte og ubekreftede vakter. Du kan filtrere på dag, kategori og funksjon. Diagrammene viser bemanning per kategori og funksjon, vaktallokering per dag og frivillige per time, og nederst ser du hvor mange plasser som er fylt og hvilke vakter som mangler mest folk.

Søk i arrangementet

Når du administrerer et arrangement, finner du Søk i toppmenyen. Skriv navnet på et menyvalg, en underside, en funksjonær eller et produkt, og velg treffet for å hoppe rett dit.

Hva er nytt

Nederst i venstremenyen ligger Hva er nytt. Den viser endringene i de siste oppdateringene av Rubic Organizer, og du kan filtrere på Nytt, Bugfix, Rettelse, Forbedring og Hotfix.

For gruppeledere og frivillige

• Kom i gang som gruppeleder
• Slik melder du deg som frivillig