Mine utlegg – send inn og følg opp utlegg

Under Mine utlegg i Rubic Portal (connect.rubic.no) sender du inn utlegg du har hatt for organisasjonen, for eksempel kioskvarer, dommerregning eller mat på cup, og følger med på om de er godkjent og utbetalt. Artikkelen er for medlemmer, foresatte og trenere.

Før du begynner

• Registrer bankkontonummeret ditt under Profil → Min profil → Annen informasjon. Uten kontonummer kan ikke organisasjonen betale ut.
• Ha kvitteringen klar som bilde eller PDF.

Slik gjør du det

1. Logg inn på connect.rubic.no og velg Mine utlegg i sidemenyen til venstre.
2. Øverst ser du nøkkeltallene Til godkjenning, Til utbetaling, Utbetalt i år og Avvist. Fanene under viser utleggene per status:
   • Utkast – påbegynt, ikke sendt inn.
   • Til godkjenning – sendt inn og venter på behandling i organisasjonen.
   • Til utbetaling – godkjent, venter på utbetaling.
   • Utbetalt – pengene er overført.
   • Avvist – ikke godkjent. Begrunnelsen står på utlegget.
3. Velg Nytt utlegg.
4. Steg 1 Velg gruppe:
   • Velg hvem utlegget gjelder for: deg selv eller et av barna dine.
   • Slå på Skal tilbakebetales hvis du skal ha pengene tilbake. Slår du den av, registreres utlegget uten utbetaling, for eksempel som en gave til organisasjonen.
   • Kontroller kontonummeret.
   • Velg gruppen utlegget gjelder, for eksempel «Eksempel IL → Fotball → G12».
   • Skriv en kort beskrivelse.

     

5. Steg 2 Legg til kvitteringer: last opp bilde eller PDF av kvitteringen, velg kategori (for eksempel kiosk, sosialt, mat eller dommerregning) og fyll inn beløpet. Legg til flere kvitteringer hvis utlegget består av flere kjøp.
6. Steg 3 Bekreft: kontroller oppsummeringen og velg Send inn. Utlegget får status Til godkjenning.

Godt å vite

• Du kan trekke tilbake et utlegg så lenge det har status Til godkjenning. Åpne utlegget og velg å trekke det tilbake. Da kan du rette og sende inn på nytt.
• Blir utlegget avvist, står begrunnelsen på utlegget under Avvist. Rett opp og send inn et nytt utlegg.
• Kategoriene bestemmes av organisasjonen. Mangler kategorien du trenger, velg den som passer best og forklar i beskrivelsen.
• Utlegg som er knyttet til en aktivitet, kan også opprettes direkte fra aktiviteten i Rubic Connect (appen).

Hvis det ikke fungerer

• Nytt utlegg-knappen er borte, eller du får ikke valgt gruppe – organisasjonen har ikke aktivert utlegg for medlemmer. Kontakt organisasjonen.
• Kontonummerfeltet er tomt – legg inn bankkonto under Profil → Min profil → Annen informasjon og lagre, og start utlegget på nytt.
• Kvitteringen lastes ikke opp – filen er for stor eller i feil format. Bruk JPG, PNG eller PDF.
• Utlegget har stått Til godkjenning lenge – det er organisasjonen som godkjenner. Kontakt kasserer eller den som behandler utlegg i organisasjonen.

Relaterte artikler

• Rediger profilen din i Rubic Portal
• Betalinger – betal faktura og se status

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt support på support@rubic.no.