Kom i gang med Rubic Akkreditering

Rubic Akkreditering (accreditation.rubic.no) holder oversikt over hvem som skal ha adgang hvor og når på et arrangement: utøvere, lagledere, dommere, presse, frivillige, leverandører og gjester. Du samler alle i ett register, gir dem riktige soner og kort, og deler ut kortene ved innsjekk.

Slik finner du modulen

1. Gå til accreditation.rubic.no, eller åpne modulvelgeren (ikonet med ni prikker øverst til høyre) fra en annen Rubic-modul og velg Akkreditering.
2. Under Alle mine organisasjoner velger du organisasjonen din. Da ser du alle akkrediteringsprosjektene som kort.
3. Åpne et prosjekt, eller lag et nytt med pluss-knappen nede til høyre.

Begreper du møter

• Prosjekt: én akkreditering, for eksempel en cup, et mesterskap eller en sesong.
• Hendelse: en periode i prosjektet, for eksempel en kampdag. Styrer når kortene gjelder.
• Sone: et område med adgangskontroll, for eksempel garderober eller pressesenter. Hver sone har en kode som skrives på kortet.
• Kort / bånd: beviset personen får, for eksempel akkrediteringskort eller parkeringsbevis.
• Kategori, funksjon og disiplin: rollen personen har. Kategorien bestemmer hvilke soner og kort personen får.
• Organisasjon: et lag, en redaksjon eller en leverandør som akkrediteres samlet, med egne ledere.
• Søknad: det en person eller en organisasjon sender inn via et søknadsskjema.

Slik er flyten

1. Sett opp prosjektet: detaljer og kobling til Organizer eller Event, hendelser, soner og kort, og kategorier.
2. Lag søknadsskjema: søknadsmaler og spørsmål, og eventuelt meldingsmaler.
3. Legg inn organisasjoner: organisasjoner og ledere som skal akkreditere egne folk.
4. Behandle søknader: godkjenn eller avslå individuelle søknader og gruppesøknader.
5. Følg opp personene: personlisten viser status fra godkjent til utlevert.
6. Del ut kort: innsjekking og sjekkpunkter på arrangementsdagen.
7. Følg med: rapportene viser søknader, utlevering og besøkende.

Menyen i et prosjekt

• Oversikt – nøkkeltall for besøkende, utleverte kort og søknader.
• Innsjekking – finn personen og del ut kort.
• Personer – alle personer, søknadsinfo og organisasjonsledere.
• Søknadsbehandling – individuelle søknader og gruppesøknader.
• Organisasjoner – organisasjoner og innholdsmaler.
• Rapporter (beta) – utlevering, sjekkpunkter, kort, søknader og besøkende.
• Innstillinger – detaljer, hendelser, kort, soner, grupper, sjekkpunkter, maler og integrasjoner.
• Historikk – meldingshistorikk, organisasjoner og tildelte kort.

Trenger du fortsatt hjelp? Send oss en henvendelse, så svarer vi deg på e-post.