Registrer personer i gruppen din for akkreditering

Som gruppeleder registrerer du personene i gruppen din som skal ha akkreditering, og godkjenner dem når opplysningene er kontrollert. Denne artikkelen viser begge måtene å registrere på i Rubic Akkreditering (accreditation.rubic.no): at du legger inn personene selv, eller at de registrerer seg selv via et skjema du deler.

Før du begynner

• Du må ha registrert gruppelederprofilen din. Se «Registrer deg som gruppeleder for akkreditering».
• Du trenger e-posten fra arrangøren med lenke til registrering av personer. Den kommer etter at gruppelederprofilen er opprettet.
• Finn ut hvilken akkrediteringstype (bånd) hver person skal ha. Arrangøren bestemmer hvilke typer som finnes.

Slik åpner du gruppen din

1. Følg lenken i e-posten fra arrangøren.
2. Logg inn med Rubic-profilen din.
3. Du kommer til oversikten over gruppen din. Knappen Legg til ligger på venstre side.

📷 Skjermbilde mangler: Oversikten for gruppeleder med Legg til-knappen til venstre

Alternativ 1: Registrer personen selv

1. Trykk på Legg til på venstre side.
2. Fyll inn kontaktinformasjonen til personen.
3. Tildel hvilket bånd (akkrediteringstype eller funksjon) personen skal ha. Uten bånd får personen ikke riktig adgang.
4. Trykk på den lille pilen ved siden av + Legg til og velg Godkjenn med e-post.

📷 Skjermbilde mangler: Skjemaet for ny person med feltet for bånd og valget Godkjenn med e-post

Alternativ 2: La personene registrere seg selv

Sender du en registreringslenke til personen som skal akkrediteres, kan vedkommende registrere seg selv, og du slipper å legge inn alt manuelt.

1. Trykk på de tre prikkene øverst i høyre hjørne.
2. Velg Del skjema for valgt organisasjon.
3. Kopier lenken og send den til personene i gruppen din. ⚑ Må avklares: om det også vises en QR-kode til skjemaet.
4. Når personene har sendt inn skjemaet, dukker de opp under fanen Mottatt.

📷 Skjermbilde mangler: Menyen med valget Del skjema for valgt organisasjon

Slik godkjenner du registrerte personer

Når personer har registrert seg selv, er det viktig at du som kontaktperson for organisasjonen godkjenner dem.

1. Åpne fanen Mottatt. Her finner du alle som har registrert seg.
2. Dobbeltklikk på en person for å åpne detaljene.
3. Kontroller at all informasjon er korrekt, og at riktig type akkreditering er valgt.
4. Trykk på Godkjenn med e-post for å fullføre godkjenningen.

Godt å vite

• Husk alltid å tildele bånd. En person uten akkrediteringstype får ikke riktig adgang.
• Bruk skjemaet i alternativ 2 når gruppen er stor. Da fyller personene inn egne opplysninger, og du sparer tid.
• Etter din godkjenning behandles søknaden av arrangøren. Kortet blir tilgjengelig i Rubic Connect (appen) når akkrediteringen er klar.
• Du ser bare din egen gruppe, ikke andre organisasjoners registreringer.
• ⚑ Må avklares: om godkjente personer kan redigeres eller trekkes tilbake av gruppeleder, og hvordan.

Hvis det ikke fungerer

• Personen finner ikke skjemaet – send lenken på nytt, og be personen lime den inn direkte i adressefeltet i nettleseren.
• Personen ligger ikke under Mottatt – skjemaet er ikke sendt inn ferdig, eller personen har brukt feil lenke. Be vedkommende prøve igjen med din lenke.
• Du finner ikke riktig bånd i listen – arrangøren har ikke satt opp typen. Kontakt arrangøren.
• Personen ser ikke kortet sitt – kontroller at personen er godkjent, og at vedkommende er logget inn med samme e-postadresse som ble registrert.

Relaterte artikler

• Registrer deg som gruppeleder for akkreditering
• Finn akkrediteringskortet ditt i appen og på nett
• Kom i gang med Rubic Akkreditering
• Slik behandler du søknader om akkreditering

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt support på support@rubic.no.